De tool Intelligent Agents houdt een cursus in de gaten en kijkt of er iets gebeurt dat voldoet aan de regels die jij hebt ingesteld om vervolgens een actie uit te voeren. Die regels kunnen gaan over inloggen, activiteit in de cursus of voorwaarden die je in Brightspace hebt ingesteld.
Voorbeelden van gebruik van intelligent agents zijn:
- E-mailen van gebruikers met cijfers onder een bepaald niveau
- Controleren op gebruikers die niet binnen een bepaald aantal dagen zijn ingelogd
We raden aan de instellingen te laten zoals ze zijn, maar indien gewenst kunnen ze worden aangepast. Zie de informatie hieronder.
Voordat een Intelligent Agent gecreëerd wordt, kunnen de instellingen van een Intelligent Agent worden ingesteld.
- Ga naar de cursus waar een Intelligent Agent moet worden aangemaakt.
- Klik op Course Tools en selecteer Intelligent Agents.
- Selecteer rechtsbovenin Settings.
- Set custom values for this course laat je de standaard instellingen in persoonlijke zender informatie aanpassen. Let op: de ontvanger van de Intelligent Agent ziet deze zender informatie.
- Name that emails come from kun je vullen met je eigen naam.
- Ready-To address for response moet ingesteld zijn op [email protected]. Vul hier niet je persoonlijke emailadres in, in verband met de spamfilter instellingen van de ontvanger. Wanneer je hier je persoonlijke emailadres invuld, kunnen berichten verloren gaan in de spam mailbox van de ontvangers.
- Klik op Save om je instellingen op te slaan.
Om een Intelligent Agent te maken:
- Ga naar de course waar je de Intelligent Agent wilt instellen
- Klik op Course Tools en selecteer Intelligent Agents.
- Selecteer New Agent.
- Agent name is niet zichtbaar voor de student. Kies een naam die je zelf kan herkennen.
- Bij Description kun je een samenvatting invullen van de Intelligent Agent. Bijvoorbeeld: Welke studenten wil ik bereiken met deze Intelligent Agent? Dit helpt je met het vinden van jouw Intelligent Agents in jouw lijst met Intelligent Agents.
- Status is standaard niet enabled (niet actief). Selecteer dit vakje wanneer je wilt dat jouw Intelligent Agent meteen actief is.
De volgende instellingen zijn nodig voor het gebruik van de Intelligent Agents: Scheduling, Criteria en Actions. Deze zie je onderaan het scherm staan en kun je open klappen. Voor voorbeelden van Intelligent Agents, zie Gebruik van Intelligent Agents
Scheduling
Hier kun je aangeven hoe vaak de Intelligent Agent ingezet moet worden.
Voorbeeld: Daily
- Vul in om de hoeveel dagen de Intelligent Agent herhaald moet worden
- Kies een tijdstip waarop dit moet gebeuren
- Optioneel: kies een startdatum. Dit is belangrijk wanneer je het gebruik van Login of Course Activity data hebt geselecteerd onder Actions
- Optioneel: kies een einddatum. Dit is belangrijk wanneer je het gebruik van Login of Course Activity data hebt geselecteerd onder Actions
Criteria
- Role in Classlist laat je kiezen welke rollen het doel zijn van de Intelligent Agent:
- Selecteer All users visible in Classlist wanneer je wil dat iedereen in de classlist wordt bereikt (inclusief docenten).
- Selecteer User specific roles wanneer je alleen specifieke rollen wil bereiken (docenten, beoordelaars, studenten etc.). Voor instructors en students is het belangrijk dat je én de gewone rol én de SIS-rol kiest.
2. Onder Take Action on Activity kun je kiezen:
3. Login Activity
- Selecteer User has not logged in for at least # day(s) als je wilt dat je bericht wordt gestuurd naar gebruikers die niet sinds een bepaald aantal dagen hebben ingelogd.
- Selecteer User has logged in during the past # day(s) als je wilt dat je bericht wordt gestuurd naar gebruikers die wel hebben ingelogd in een bepaald aantal voorgaande dagen.
Selecteer deze opties alleen wanneer je van gebruikers de login data wilt gebruiken. Selecteer dit niet wanneer je dit niet wilt gebruiken (Zie Gebruik van Intelligent Agents voor meer informatie als je niet zeker weet of je dit wilt gebruiken).
4. Course Activity
- Selecteer User has not accessed course for at least # day(s) als je wilt dat je bericht wordt gestuurd naar gebruikers die niet in het vak zijn geweest voor een bepaald aantal dagen.
- Selecteer User has accessed course during the past # day(s) als je wilt dat je bericht wordt gestuurd naar gebruikers die wèl in het vak zijn geweest in een bepaald aantal voorgaande dagen.
Selecteer deze opties alleen, wanneer je gebruik wilt maken van de activity data van gebruikers. Selecteer dit niet wanneer je dit niet wilt gebruiken (Zie Gebruik van Intelligent Agents voor meer informatie als je niet zeker weet of je dit wilt gebruiken).
5. Wanneer je Release Conditions wilt gebruiken om de ontvangers van je Intelligent Agent te bepalen, selecteer dan Create om nieuwe release conditions te maken of Browse om bestaande Release Conditions te gebruiken. Zie ook Release Conditions.
Actions
- Onder Repetition kun je selecteren:
- Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user: dit wordt gebruikt wanneer je wilt dat gebruikers één keer een bericht ontvangen (wanneer ze voor de eerste keer voldoen aan de criteria)
- Take action every time the agent is evaluated and the agent's criteria are satisfied for a user wordt gebruikt wanneer je wilt dat gebruikers elke keer een bericht ontvangen wanneer ze aan de criteria voldoen. Bij Scheduling kan worden gekozen of je wilt dat de Intelligent Agent de criteria elke # dagen of weken controleert. Daarom raden wij aan om de optie Take action only the first time the agent's criteria are satisfied for a user, omdat anders gebruikers vele emails zullen ontvangen, wat de kracht van de Intelligent Agent vermindert.
2. Selecteer Send an email when the criteria are satisfied als je wilt dat een gebruiker een email ontvangt wanneer hij/zij aan de criteria voldoet.
- Voeg replace string {InitiatingUserName} in To-box toe. Als je emails zelf ook wilt monitoren, voeg dan je emailadres toe in de Bcc-box
- Voeg een onderwerp toe
- Klik hierop als je een afbeelding of link wilt gebruiken in de email
- Typ een bericht. In Wat zijn Replace Strings en hoe gebruik ik ze? kun je meer informatie vinden over het gebruik van replace strings.
- Onder Attachments kun je een bijlage toevoegen
- Kies HTML bij Email Format
Klik op Save and Close en ga terug naar de Agent List-pagina
Voor elke Intelligent Agent kun je een Practice Run starten. Hiermee kun je jouw Intelligent Agent testen, zonder dat er daadwerkelijk emails worden gestuurd naar de gebruikers. Na de Practice Run kun je zien welke gebruikers voldoen aan de criteria van de Intelligent Agent.
- Selecteer de pijl naast de Intelligent Agent die je wilt testen
- Selecteer Practice Run.
- Klik op Run
- Klik op Done en ga terug naar de Agent List-pagina
- Selecteer .. users identified om de practice run rapportage te zien.
3. Selecteer View History om de geschiedenis van de Intelligent Agent te zien, inclusief de Practice Run
Wanneer je de Intelligent Agent handmatig wilt starten (zodat een andere naast de geplande kan lopen), kun je dit doen door een Manual Run uit te voeren.
- Selecteer de pijl naast de Intelligent Agent die je wilt uitvoeren.
- Selecteer Run Now.
- Klik op Run
- Klik op Done en ga terug naar de Agent List-pagina
3. Selecteer .. users identified om het verslag van de run te sturen
4. Selecteer View History om de geschiedenis van de Intelligent Agent te zien, inclusief de Manual Run.